Så väljer ni rätt digital partner för ert företag

En ny webbplats eller en satsning på digital marknadsföring innebär många beslut. Därför handlar valet av partner om mer än ett tilltalande portfolio och ett pris. Ni behöver någon som förstår uppdraget, kan förklara sina vägval och gör det tydligt vad ni själva behöver bidra med.

Det går att göra jämförelsen betydligt enklare. Börja med en kort beskrivning av ert behov och använd samma frågor när ni träffar olika byråer eller frilansare.

Beskriv problemet innan ni beställer lösningen

”Vi behöver en modern hemsida” säger ganska lite om vad som ska bli bättre. Försök i stället beskriva vad som inte fungerar i dag. Kanske kommer det in fel sorts förfrågningar, personalen behöver hjälp med varje textändring eller kunder hittar inte information om era tjänster.

Skriv ner vem ni vill nå, vilka handlingar webbplatsen ska stödja och vad som måste fungera vid lansering. Ta också med sådant som begränsar projektet, som ett viktigt datum, en budgetram eller ett system som måste finnas kvar.

En bra första brief ryms ofta på en sida. Den ska skapa en gemensam bild av behovet, inte låsa varje detalj innan ni fått professionella råd.

Bedöm tidigare arbete utifrån ert eget behov

Be om några relevanta projekt och fråga vad partnern faktiskt ansvarade för. En snygg skärmbild visar inte vem som gjorde strategi, text, design eller utveckling. Fråga också vilka begränsningar projektet hade och varför lösningen blev som den blev.

Testa gärna de färdiga webbplatserna själv. Hitta en tjänst, prova navigationen på mobil och bedöm hur tydligt innehållet är. Ett exempel behöver inte komma från exakt er bransch för att vara relevant, men arbetssättet bör passa era förutsättningar.

Om resultat presenteras i procent, be om sammanhang: vad mättes, under vilken period och vilka andra förändringar gjordes samtidigt? Då blir det lättare att förstå vad siffrorna faktiskt visar.

Ta reda på vilka ni kommer att arbeta med

Fråga vem som leder projektet, vem som gör arbetet och vem som fattar beslut när prioriteringar krockar. Direktkontakt med utföraren kan vara värdefull, och en projektledare kan ge struktur i ett större uppdrag. Det viktiga är att rollerna fungerar för projektet.

• Vem är vår huvudsakliga kontakt och hur ofta stämmer vi av?

• Vilka personer eller underleverantörer medverkar?

• Hur samlar vi feedback och beslutar om ändringar?

• Vad behöver vi leverera, och när?

• Hur hanteras frånvaro eller ändrad bemanning?

Lägg märke till hur partnern svarar på frågor redan i första samtalet. Begripliga förklaringar och relevanta motfrågor gör det lättare att bedöma om ni kommer att kunna samarbeta.

Be om en process med tydliga beslutspunkter

En användbar projektplan visar mer än ett startdatum och en lansering. Den beskriver när ni enas om struktur, när innehåll behövs, hur designen granskas och vad som ska testas innan webbplatsen går live.

Be partnern beskriva vad som händer om ni upptäcker ett nytt behov halvvägs. Ska det bytas mot något annat, läggas i en senare etapp eller offereras separat? Den diskussionen gör budgeten och tidsplanen lättare att hantera.

Se till att ni har tid för era delar av arbetet. Godkännanden, bilder och sakkunskap kan bli flaskhalsar även i ett välplanerat projekt.

Jämför offerter med samma omfattning

Två offerter kan avse helt olika leveranser även om båda säger ”ny webbplats”. Den ena kanske inkluderar texter, innehållsflytt och utbildning. Den andra kan förutsätta att ni gör allt detta själva.

Be därför om tydliga svar på vad som ingår i följande delar:

• Innehåll: texter, bilder, antal sidor och eventuell flytt från befintlig webbplats.

• Design och teknik: mallar, specialfunktioner och kopplingar till andra system.

• Kvalitet: testning, rättningar och genomgång inför lansering.

• Efterarbete: utbildning, dokumentation, drift och support.

Be även om kostnaden för sådant som tillkommer. Det gör det möjligt att jämföra ett avgränsat första steg med ett större upplägg utan att blanda ihop dem.

Planera för tiden efter lansering

Ni behöver veta hur fel rapporteras, vad support omfattar och vem som ansvarar för tekniskt underhåll. Skilj på att rätta något som inte fungerar enligt överenskommelsen och att beställa en ny funktion.

Gå också igenom tillgången till domän, webbhotell, innehåll, analysverktyg och dokumentation. Be om en förklaring av vilka licenser eller tjänster som är kopplade till partnern och hur ett framtida övertagande skulle gå till.

Välj utifrån tydlighet och förmåga att prioritera

En bra partner behöver ibland föreslå en enklare lösning eller säga att ett önskemål behöver undersökas. Bedöm hur väl rekommendationerna kopplas till era mål och er budget.

Inför beslutet: sammanfatta er gemensamma bild av leverans, ansvar, kostnad och nästa steg. Om ni fortfarande tolkar centrala delar olika behöver de förtydligas. Det ger ett bättre utgångsläge för samarbetet än att hoppas att detaljerna löser sig under vägen.